プロのプロマネ

そもそも「プロマネ」ってナニ？

プロジェクトマネージャー、略して「プロマネ」。
この「プロマネ」ってどんな仕事か、ご存じでしょうか？

大工の棟梁。それがプロマネ。

プロジェクトマネージャーっていう仕事、意外とご存知ないかたもいらっしゃるのですが、簡単に言うと、大工の棟梁みたいなもの。工期に遅れが出ないよう、全体の流れをキッチリと把握して、現場が回るようにする。困っている職人さんがいたらアドバイスし、一緒にやり方を考えたり、時にはやってみせたりする。問題が起きたら、どうしたら解決するか考えて、必要ならば施主に報告し、外部の業者さんと、調整することもあるでしょう。新人の育成をすることもあるかもしれませんね。

こんな風に、スケジュールとにらめっこしながらが、チームメンバーがそれぞれに与えられたタスクを予定通りに終えていけるようにフォローし、途中で起きる様々な問題を解決しながら、無地に納期までにプロジェクトを立ち上げる。それが、プロジェクトマネージャー、いわゆる「プロマネ」の仕事なんです。

プロジェクトって何？
どうやってプロジェクト化するの？

プロジェクトって言うと、「ウチは小さな会社だから、プロジェクトって言うほどのことはやってないんだよね」って言われる社長さんがいらっしゃるんですが、別に大掛かりな案件じゃなくても、プロジェクト化することって出来るんですよ。

例えば引っ越し。新しいオフィスに移ろうと思ったら、物件探し、引っ越し業者の選定、日程の調整、引っ越しのための片付け、廃棄物の処理、ゴミ出し、印刷物とかHPの住所修正…と、まあ、ちょっと考えただけでも、結構いろいろありますよね。要するに、プロジェクトとは、目標を達成するための計画で、それを実行するための業務のことを言うんです。

では、どうやって『プロジェクト化』するのか、というと

始まりと終わりを決める

スタートとゴールがないと、プロジェクトって言えないんです。

タスクの洗い出し

プロジェクトを完了させるためには、いつまでに、何をしないといけないか。それを最初に全て洗い出します。

役割分担

タスクが出きったら、今度は、それを誰が担当するのかを決める。

実行

そして最後は、その決めたことを実行していく。

こうやって、いつまでに何をするかをハッキリさせることで、いつかやろう、いつかやろうから、いつまでにやらなきゃって気持ちになるので、プロジェクトを前に進めていくことができるようになります。また、計画があるからこそ、どこかで遅れが生じても、その遅れを吸収するような代替プランを立てることもできる。計画がなければ、遅れたら遅れた分、後ろにずれこんでいって、出来た時がゴール、という恐ろしいことになってしまいます。

ですから、本当に実現させたい企画、絶対に納期遅れが出来ない案件を扱う場合は、ちゃんとプロジェクト化して、スタートからゴールまでの全体像をチーム全体で共有して置くことが、プロジェクトを成功させる秘訣です。

誰をプロマネにするか

こうして、やりたかったことをプロジェクト化することができた。プロジェクト計画も、みんなで共有して、いつまでに、誰が、何をやったらいいか、も、ハッキリした。ここで、社長さんの頭の中に、次の疑問が浮かぶはず…。

誰を「棟梁」にすりゃいいんだ？

小さな会社では、プロマネ専任で、人を一人、正社員で雇用することは、ちょっと厳しいですよね。それなれば、社内の誰かに兼任してもらう必要が出てきます。そんな時、年齢が上って言うだけで、プロマネを選ぶのはあまりお勧めしません。となると、ますます誰にやってもらうかで悩まれると思うので、『こんな人がプロマネに向いていますよ』っていうチェック項目を4つほど、挙げておきます。良かったら参考にしてみてください。

コミュニケーション能力が高い
チームメンバーのタスクのフォローアップなどをするのに、上から目線で「これ、まだ終わってないんですか？」って言うと、チームは委縮してしまい、タスクに遅れが生じたり、問題が起きた時に声が上がりにくくなってしまいます。適切な距離感をもって、メンバーが気持ちよくタスクを進めていけるような、配慮が出来る人がいいですね。
少し心配性な人
タスクが期限通りに終わってなくても、まあどうにかなるだろうと、そのままにしておけるタイプの人だと、プロジェクトはこけてしまいます。「この人、よく遅れるけど、今回は大丈夫かな？ちょっと声かけとこうかな？」と、ちょっと心配性なくらいが、丁度いいですね。
前向きな人
プロジェクトが進んでいくと、途中で必ず、何らかの問題がおきます。それを、毎回毎回、世界の終わりのように捉えていては、チーム全体が疲れてしまいます。問題が起きても、起きたことは仕方ないと、気持ちを切り替えて、前向きに問題解決に取り組める人が、望ましいですね。
視野を広く持ち、物事を柔軟に考えれる人
細かいところばかりに目を向けるのではなく、プロジェクト全体を捉える広い視野を持つこと。プロジェクトを達成することで、最終的に、会社として何を得るのか。そこまで引いて見ることが出来る人であれば、文句ないですね。

プロジェクト化することで得られるメリット

このように、プロジェクトマネージメントの手法を社内に取り入れることで、実現させたい事を、確実に実行できるようになるだけでなく、

社内プロセスを見直すきっかけになる！

タスクの洗い出しをすると、コレって誰の仕事？というのが出てきます。これまでグレーゾーンで、何となく気づいた人がやっていたっていう仕事も、誰が適任か明確になり、業務の取りこぼしがなくなります。また、社員同士で、今のプロセスについて考える良い機会になり、「もっとこうしたほうが効率よく仕事が出来るんじゃない？」と、自分たちで効率のよいやり方を見つけ出すようになります。

点としての仕事→全体の流れを掴むことが出来る！

プロジェクト計画を、みんなでシェアすることで、自分以外の人の業務が見えるようになり、後工程の人の事を考えて、行動することができるようになるため、仕事がよりスムーズに回るようになります。

ゴールを意識して仕事に取り組めるようになる！

１つのタスクをやるのではなく、プロジェクトの一部だっていう意識が生まれるので、「何となく」から「意識をもって」の仕事に臨むようになります。

など、いろいろなメリットを、感じてもらえると思います。

社長ベルに出来ること

しかし、そうは言っても

プロジェクト化ってやったことないし、
どこから手を付けていいか、よくわからない
小さな会社でも出来るのかな？
必要なタスクの洗い出し、どのくらい細かく設定したらいい？
プロジェクト計画は手書き？エクセルで作るの？
プロジェクト計画を立てて、その後はどうするの？
計画通りに進まなかったら？

などなど、実行しようと思ったら、いろんな不安・疑問が出てくると思います。
そこで、社長ベルでは、『プロのプロマネ』として、以下のようなサービスをご利用いただけます。