他社さんとやる合同会議。
いつも思うんだけど、なんでこんなに長いのか…。
しかも、会議で何を話し合いたいのか、よくわからない。
こんな経験、ありませんか？
皆さん、これまでいろいろな会議を経験されてきたと思うのですが、主催者ではない立場で会議に参加された時、こんな場面に遭遇したこと、ないでしょうか？
問題があるということはわかるけど、具体的にどうするのかが、まったく見えてこず、話があちこちに飛んでいって、結局何も決まらない。
一体、この時間は何だったのか？という思いだけが残る。こういう会議ってしんどいですよね(笑)。皆さんも、一度は経験されたことがあると思います。
参加して良かった、と思える会議
前述のような状況になってくると、ついつい自分で会議の場を仕切ってしまう。社長さんの中には、そんな経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
私もこれまで、様々な会議に参加してきました。話を聞くだけ、参加するだけの会議もありましたし、意見を求められるような会議もありました。
そんな中、私が考える良い会議、悪い会議、その決め手となるのは、会議の仕切り屋、ファシリテーターが優秀かどうか、ということだと思います。
そもそも、ファシリテーターは、単なる会議の司会進行ではありません。ファシリテーターの仕事は、場の空気を読み、参加者の意見を引き出して、サクサクと会議を進めていくこと。優秀なファシリテーターであれば、途中で暴走する人がいても、上手く交通整理しながら、ちょうど良い着地点へと、会議を導いてくれるでしょう。こういう、任せれる人がいる会議って、本当にラクです。何の心配もいらない。自分はただ参加するだけでいいわけですから。
着地点が描けているか
私がファシリテーターの役をすることが増えたのは、プロジェクトマネージャーになってからでした。会議に参加する側から、会議を回す側になったわけです。それまでは、この会議は無駄だな～と、ただ文句を言っていれば良かったのが、文句を言われる側になってしまったわけです(笑)。
実際、会議のファシリテーター役をやり始めた最初の頃は、かなり苦労しました。会議に参加される方は年上の方もいらっしゃるし、ここでこんなことを言っていいのだろうか、話、長くなっているけど、止めないほうがいいだろうか…なんて事を考えて、あちらを立てればこちらが立たず、といった状態で、うまく会議の場を仕切ることが出来ませんでした。
そんな時、上司に言われた言葉。「会議の前に、自分なりの着地点を描いて会議に臨んでいるか？」ということでした。それまでは、議題があって、みんなで集まって話あって、決めるんだよね、という事しか頭にありませんでした。でも、だから、上手くいかなかったんですよね。
参加者全員の意見を1つ1つ丁寧に聞いて、全員が納得する答えを導き出そうなんて、そもそも不可能です。だから、ある程度、自分なりにこの辺で合意をとって、着地しようということを仮決めして臨むわけです。もちろん、話し合いの結果、自分は右、って方向を考えていたけど、みんなの意見は左、ってなったのであれば、それはそれでOKだと思います。
大事なのは、みんなの声を聴くことは大事だけれど、全員を喜ばせようとしないこと。特に、目上の人だから、役職が上だからといった理由で、その人たちの声だけを採用するようなことがないよう、場のルールを曲げず、淡々と進めていく。簡単なようですが、サラッと出来るようになるまで、かなり時間がかかりました。
ちょっとした事前準備で
会議は参加者全員の時間を奪います。なので、その時間内で何らかの方向性を見いだせる会議は参加者全員の時間を奪います。なので、ダラダラと時間をかけるのではなく、決められた時間内で、議題に対して、参加者の意見を引き出し、まとめなくてはなりません。その為には、ある程度の事前準備は必要。まあとりあえず集まってさ、話をしてみようか、では、何も決まらないことが多いです。
ですから、会議をするのであれば
①会議の趣旨は何か
②参加者は5，6人までになるよう事前に調整
③参加者に何を求めているのかを最初に伝える
④到達したい着地点はどこか、成果物は何か
ということを、明確にしておく必要があります。
こんなの当り前じゃないか、と思われるかもしれませんが、意外と③と④が、不明確だったりするんです。ですから、自分自身がファシリテーターをされるのであれば、この点を、事前に考えてみると、落ち着いて会議に臨めるかと思います。
ファシリテーターを置くことのメリット
こんな風に、ちょっとした事前準備で、会議は思った以上にスムーズに進みます。でも、もし、自分じゃない、他の誰かが、ファシリテーター役をやってくれたら、これほどラクなことはないと思いませんか？
いつもの会議の場面を想像してみて下さい。
会議がスタートして、いろいろと意見が出てくると、話が途中で脱線してしまって、全然関係ない話へ突入したり、メチャクチャ細かいところの話になっていく…このあたりで、会議の進行役の人（ファシリテーターじゃなくて）だと、手に負えなくなってきます。そして、ああ、もう！って社長さんが自ら、会議をまとめざるを得なくなる…
でも、もし、ファシリテーターがいれば
① 話し手の意図を汲み取り、要点をまとめてくれる
出来るだけ、参加者全員の意見を引き出すよう、会議を進めていきますが、どうしても話が長くなってしまう方もいらっしゃいます。そんな時、ファシリテーターがいれば、要点を上手にまとめ、必要以上に長くならないようにしてくれます。」
② 脱線しないようみんなを上手にコントロールしてくれる
気心の知れた人ばかりの会議だと、ついつい話が脱線してしまいますが、ファシリテーターが、頃合いを見計らって、すっと、もとの線路に戻してくれます。
③ 着地点を意識して話を進めるてくれる
話が平行線になり、膠着状態になった時でも、着地点を意識しているファシリテーターは、そこに一石を投じて、流れを変えてくれます。
④ 時間内に会議が終えてくれる
ファシリテーターにとって、決められた時間内に会議を終えることは、必須です。もちろん、ちょっと時間オーバーすることはありますが、基本的に、時間配分を考え、決められた時間内で結論を出すように、意識して進めています。
社長さん自らが、会議を仕切るより、その役割を第3者に任せて、ご自身も参加者として、会議に臨み、第三者的な立場で会議の流れを見ることが出来れば、会議で取り扱われている内容を、ものすごく客観的に見ることができ、的確な判断をすることが可能になります。とにかく、ラクになると思うんです。
社長ベルにできること
このように、社長さんが、楽して会議に参加できるように、社長さんに変わって、社長ベルがファシリテーター役を勤めさせていただきます。
社長ベルにファシリテーター役を任せて頂ければ
① 出席されるどなたとも利害関係のない中立の立場で
② ただ会議を回す、という役割に徹し
③ 会議の目的を見失わないよう全体をコントロールしつつ
④ 参加者全員の意見を出しやすい雰囲気を作り
⑤ 会議終了後には、方向性をまとめた議事録作成
し、翌日には、お渡しできるようにいたします。
まずは、お話、聞かせてください
ここまで読んでみて
- 会議でイライラしたくない
- 時間通りに会議を終えて、議事録を受け取りたい
- リラックスして、楽して会議を進めたい
こんなふうに思っていらっしゃる社長さん、もう少し、詳しくサービスの内容について、ご説明させて頂きます。よろしければ、一度、ゆっくりお話を聞かせてください。
相談・見積は無料ですので、まずは、下記から、無料相談をお申し込みください。
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